Kooperations-
börse

Forum Teleos: Herr Weisbecker, was genau ist Ihr Job?

Andreas Weisbecker: Eine genaue Berufsbezeichnung gibt es nicht. Am ehesten lässt sich das, was ich tue mit dem Begriff Systemadministrator beschreiben. Ich bin für die Einrichtung der gesamten Computer-Anlage, die Einrichtung der Programme, die Vergabe von Zugriffsrechten und die Datensicherung verantwortlich.

Forum Teleos: Sie arbeiten für mehrere Anwaltskanzleien. Wie funktioniert das?

Andreas Weisbecker: Meine Arbeit erfordert es nicht, dass ich ständig in den Unternehmen präsent bin. Ich bin aber immer zu erreichen und kann mich auch im Bedarfsfall von außerhalb mit dem Bürorechner verbinden.

Forum Teleos: Gibt es nicht Probleme, wenn Sie für konkurrierende Unternehmen arbeiten?

Andreas Weisbecker: Nein. Zum einen wissen die Kanzleien natürlich, dass ich auch für andere Anwälte arbeite. Das hat für diese Vorteile, weil sie zwar fachlich qualifizierte Leistung brauchen, aber meist keinen eigenen Administrator einstellen können. Zum anderen bin ich aber Techniker und nicht an den Inhalten der Schriftstücke interessiert. Ein großes Maß an Vertrauen ist aber natürlich notwendig.

Forum Teleos: Wie haben die Kanzleien die Probleme gelöst bevor Sie da waren?

Andreas Weisbecker: Meistens war einer der Anwälte dafür zuständig. Das war aber keine optimale Lösung, da oft die Fachkenntnis und vor allem die Übung gefehlt hat. Vor allem kann ein Anwalt aber mehr Geld verdienen, wenn er als Anwalt arbeitet und nicht als "Aushilftechniker".

Forum Teleos: Worauf kommt es bei der Datenverarbeitungsanlage besonders an?

Andreas Weisbecker: Wichtig ist natürlich die Hardware. Wie in allen Unternehmen muss die Anlage zuverlässig sein. Wenn Sie ausfällt, wird der ganze Arbeitsablauf gestört, sogar Fristen könnten versäumt werden.

Forum Teleos: Können Sie hier einen Tipp, eine "Kaufempfehlung" geben?

Andreas Weisbecker: Nein. Jedes Anwaltsbüro hat besondere Anforderungen an das konkrete Produkt, das Angebot ist schwer zu überschauen. Hier bedarf es einer genauen Analyse, eine einfache Aussage wie "kaufe immer XY" gibt es nicht.

Forum Teleos: Was ist sonst noch wichig?

Andreas Weisbecker: Wichtig ist auch, dass die Daten regelmäßig gesichert werden. Was ich da manchmal sehe, ist unglaublich. Alle machen die Augen zu und denken "es wird schon gutgehen". Daher ist es wichtig, ein System zu installieren, das alles mögliche automatisiert. Gerade für Anwaltbüros sind aber auch die Zugriffsrechte wichtig. Welcher Mitarbeiter darf auf welche Daten zugreifen? Welche Formatvorlagen darf er verwenden? Darf er die elektonische Unterschrift des Chefs einfügen? Hierzu gehört auch, sensible Daten gegen alle möglichen Zugriffe von außen - z.B. durch das Internet oder das Faxmodem - abzusichern.

Forum Teleos: Ist absolute Sicherheit überhaupt möglich?

Andreas Weisbecker: Nein. Wo immer es Informationen gibt, besteht die Möglichkeit, dass jemand damit falsch umgeht. Das war schon zu Zeiten Goethes so, wo das "Verfachen" also das Verstecken von Akten ein beliebter Trick war. Aber heute sind die Gefahren wahrscheinlich größer, weil schneller große Datenmengen "gestohlen" oder verändert werden können. Mit dem richtigen Sicherheitskonzept z.B. Firewalls und Port-Kontrollen lässt sich aber eine relativ hohe Sicherheit erreichen. Allerdings sind auch die intern drohenden Gefahren für die Kanzlei zu beachten. Ungeschulte Mitarbeiter können aus Unkenntnis Daten in Emails versenden, die nicht nach außen gelangen sollten. Hier ist eine gute Mitarbeiterschulung unbedingt erforderlich. Das verbleibende Risiko sehe ich eher als theoretisches Risiko an, nicht als praktisches. Ich kontrolliere immer sämtliche Protokolldateien - es gab nie auch nur einen unauthorisierten Zugriffsversuch.

Forum Teleos: Welche Software ist nötig?

Weisbecker: Natürlich ein Betriebssystem. Für den professionellen Einsatz ist Windows 98 ungeeignet. Linux ist ein tolles Produkt, das noch dazu billig zu bekommen ist. Windows NT ist brauchbar und auch OS/2 läuft stabil. Ein Problem ist, dass viele Standardprogramme nicht mit Linux oder OS/2 laufen. Meist bleibt daher letztlich nur NT. Nötig sind weiter Office Programme wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Für Anwaltskanzleien gibt es auch spezielle Anwaltsprogramme, die die Aktenverwaltung und die Abrechnung automatisieren. Besonders Anwälte scheinen auch Spracherkennungssysteme zu mögen. Ich habe den Eindruck, dass Sie nirgends sonst so verbreitet sind.

Forum Teleos: Was halten Sie von den Anwaltsprogrammen?

Andreas Weisbecker: Es sind recht komplexe Systeme. Wie immer haben komplexe Systeme das Problem, fehleranfällig zu sein. Das gilt hier besonders, da die Programme auf bestimmte Datenbank-Treiber zurückgreifen, die unter Windows an sich schon nicht ganz unproblematisch sind. Insgesamt würde ich aber sagen, dass sich der Einsatz durchaus lohnt. Moderne Produkte betrachten die Bearbeitung eines Mandats als Prozeß, als Entwicklung. Die Programme automatisieren verschiedene Schritte, sie übernehmen die Fristenkontrolle oder die Erfassung und Zuordnung der Telefonkosten. Es gibt automatische Schnittstellen in die Buchhaltung; das ist aus meiner Sicht ein großer Vorteil. Ein großer Vorteil ist auch, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Akte arbeiten können. Um diese Möglichkeiten richtig auszunutzen, ist aber eine elektronische Dokumentenverarbeitung nötig. Der größte Vorteil dieser Programme ist aber, dass sie helfen, Schwachstellen und Kostentreiber in der Kanzlei zu erkennen und herauszufinden, welcher Geschäftsbereich besonders lukrativ ist.

Forum Teleos: Gibt es hier einen Qualitätsstandard?

Andreas Weisbecker: Nein. Wie bei der Hardware auch, kommt es immer auf die Anforderungen im Einzellfall an. Nur durch eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse lässt sich das richtige Programm herausfinden. Es gibt da zahlreiche Möglichkeiten.

Forum Teleos: Was halten Sie von Eigenentwicklungen?

Andreas Weisbecker: Wenig. Systeme, die einen gewissen Funktionsumfang haben, sind von einem Programmierer alleine nicht mehr vernünftig in den Griff zu bekommen. Bei Eigenentwicklungen sind zudem Testphasen nur eingeschränkt möglich. Auch die Dokumentation ist ein Problem. Was ist, wenn der Programmierer stirbt? Ein anderer wird sich nicht ohne weiteres in den Quellcode einarbeiten können. Trotz dieser Vorbehalte, die alle etwas mit der Zukunftsfähigkeit der Entwicklung zu tun haben, sehe ich aber auch, dass es Anwendungsbereiche geben kann, in denen eine Eigenentwicklung Sinn macht.

Forum Teleos: Das wären?

Andreas Weisbecker: Kleine Zusatzmodule, die eine Schnittstelle zur Hauptanwendung haben, aber diese nicht beeinträchtigen. Ein Beispiel ist ein Zusatzprogramm, das aus den Mandantenstammdaten die Geburtstage herausfiltert und dann individuelle Grußkarten, passend zum Alter und der sozialen Stellung, vorschlägt.

Forum Teleos: Halten Sie den Einsatz von Anwaltssoftware auch für Kanzleigründer für sinnvoll?

Andreas Weisbecker: Unbedingt, ein aussagefähiger Datenbestand sollte von Anfang an aufgebaut werden. Es ist eine irrige Vorstellung zu glauben, ich hole das nach und gebe irgendwann alle Daten auf einmal ein. Das macht kein Mensch und bringt nur Verwirrung. Schon bei der Mandantenliste. Allerdings ist hier eine besonders sorgfältige Analyse erforderlich. Welche Erweiterungen gibt es? Ist Leasing möglich? usw.

Forum Teleos: Und wie ist es mit Spracherkennungssystemen?

Andreas Weisbecker: Aus der Sicht eines Technikers finde ich, dass diese Dinger wahnsinnig viel Speicher brauchen. Als Anwender kann ich sagen, dass sich hier in den vergangenen Jahren viel getan hat. Die guten Systeme haben sich von Spielzeug zu echten Hilfsmitteln mit hohen Erkennungsraten entwickelt. Eine Sekretärin können diese Systeme aber nicht ersetzen. Sie können nur dafür sorgen, dass sie weniger Schreibarbeit hat und sich eher ihren eigentlichen Aufgaben widmen kann.

Forum Teleos: Herr Weisbecker, wir danken Ihnen für dieses Gespräch.

Mit Andreas Weisbecker sprach am 21. September 1999 Andreas R. J. Schnee-Gronauer in Frankfurt am Main.